Wenn Kundinnen und Kunden Belege hochladen, die mit ihren Kartentransaktionen verknüpft sind, ist es wichtig, die Daten verantwortungsvoll zu verwalten, um die Einhaltung von Vorgaben und einfachen Zugriff zu gewährleisten. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Richtlinien.
Aufbewahrung von Belegen bei amnis
Hochgeladene Belege werden für 10 Jahre aufbewahrt, unterliegen jedoch möglichen Änderungen (z.B. können sie von autorisierten Benutzern später gelöscht oder bearbeitet werden).
Aufgrund dieser Flexibilität ist die Ausgabenfunktion von amnis nicht als sicherer Speicher für die langfristige Aufbewahrung kritischer Finanzinformationen ausgelegt.
Empfehlungen für eine sichere Belegverwaltung
Um eine starke Datenintegrität zu gewährleisten und die Buchhaltungsvorschriften einzuhalten:
Belege regelmässig exportieren: Nutzen Sie die Exportfunktion, um Belege in grossen Mengen herunterzuladen – beispielsweise als ZIP-Archiv oder über die amnis API.
In sicheren, konformen Speicher übertragen: Verschieben Sie diese exportierten Dateien in ein System, das den Buchhaltungsstandards und gesetzlichen Anforderungen Ihrer Region entspricht. Beispiele hierfür sind Dokumentenmanagementsysteme auf Unternehmensniveau mit sicheren, unveränderbaren Speichermöglichkeiten.
Routine etablieren: Planen Sie regelmässige Backups oder Übertragungen, um Datenverluste zu vermeiden und ein aktuelles Archiv aller Transaktionsbelege zu führen.
Durch die Einhaltung dieser bewährten Verfahren können Unternehmen ihre Finanzdokumentation schützen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorgaben sicherstellen sowie auf Audits oder interne Überprüfungen vorbereitet sein.
Möchten Sie mehr über das Spesenverwaltung mit amnis erfahren, z. B. wie amnis-Benutzer angehängte Belege von Debitkartentransaktionen herunterladen können? Besuchen Sie den dafür vorgesehenen Themenbereich, um mehr zu erfahren.
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