Quando i clienti caricano ricevute collegate alle loro transazioni con carta, è fondamentale gestire i dati in modo responsabile per garantire conformità e facilità di accesso. Di seguito troverai alcune linee guida chiave.
Informazioni sull'archiviazione delle ricevute in amnis
Le ricevute caricate vengono conservate per 10 anni, ma rimangono modificabili (ad esempio, possono essere cancellate o modificate dagli utenti autorizzati in un secondo momento).
Data questa flessibilità, la funzione spese di amnis non è concepita come un archivio sicuro per l'archiviazione a lungo termine di informazioni finanziarie critiche.
Raccomandazioni per una gestione sicura delle ricevute
Per mantenere una solida integrità dei dati e rispettare le normative contabili:
Esportare regolarmente le ricevute: Utilizzare la funzione di esportazione per scaricare le ricevute in blocco, ad esempio tramite un archivio zip o l'API di amnis.
Trasferire in un archivio sicuro e conforme: Trasferite i file esportati in un sistema in linea con gli standard contabili e i requisiti legali della vostra giurisdizione. Tra gli esempi vi sono i sistemi di gestione dei documenti di livello aziendale con funzionalità di archiviazione sicura e immutabile.
Stabilire una routine: Programmare backup o trasferimenti periodici per evitare la perdita di dati e mantenere un archivio aggiornato di tutte le ricevute delle transazioni.
Seguendo queste best practice, le aziende possono salvaguardare la propria documentazione finanziaria, garantendo al contempo la conformità e la prontezza in caso di audit o revisioni interne.
Siete interessati ad esplorare la gestione delle spese con amnis, ad esempio come gli utenti di amnis possono scaricare le ricevute allegate delle transazioni con carta di debito? Visitate la nostra sezione dedicata per saperne di più.
Se avete bisogno di ulteriori informazioni o di aiuto, non esitate a contattarci via e-mail o live chat (icona blu in basso a destra).