Efektywne zarządzanie wydatkami biznesowymi jest niezbędne dla zachowania przejrzystości i kontroli finansowej. W amnis zintegrowaliśmy inteligentne funkcje, aby zarządzanie wydatkami było łatwiejsze i bardziej usprawnione zarówno dla użytkowników kart, jak i księgowych.
Oznaczanie wydatków jako kompletnych
Administratorzy kart mogą określić szczegóły wymagane do oznaczenia wydatku jako kompletnego. Transakcja kartowa w amnis jest zakończona i gotowa do księgowania dopiero po dostarczeniu wszystkich niezbędnych informacji o wydatkach. Administratorzy mogą skonfigurować następujące wymagania dotyczące wydatków w ustawieniach firmy w sekcji „Zarządzanie kartami i wydatkami”:
Paragon
Kategoria
Centrum kosztów
Stawka VAT
Dostosowując te ustawienia, Twój zespół może upewnić się, że wszystkie niezbędne szczegóły są rejestrowane, dzięki czemu raportowanie i księgowanie przebiega sprawniej.
Na przykład, jeśli „Kategoria wydatku” i „Stawka VAT” są ustawione jako wymagane dane księgowe, posiadacz karty musi dodać kategorię i stawkę VAT do transakcji kartowej, aby została ona oznaczona jako kompletna; w przeciwnym razie status wydatku w amnis pozostanie niekompletny.
Gdzie posiadacze kart mogą dodawać wymagane szczegóły wydatków?
Aplikacja internetowa i aplikacja mobilna: Jeśli posiadacz karty ma login amnis, może po prostu zalogować się na swoje konto, wybrać transakcję kartą i kliknąć przycisk „Pełne szczegóły wydatków”.
Funkcjonalność Magic Link: Posiadacze kart nieposiadający loginu amnis mogą skorzystać z funkcji magicznego łącza. Pozwala to niezarejestrowanym użytkownikom na łatwe przesyłanie paragonów i dodawanie szczegółów wydatków online.
Ręczne zastępowanie statusu wydatków
Zarówno administratorzy, jak i administratorzy kart mogą ręcznie oznaczyć dowolną transakcję jako kompletną lub niekompletną, niezależnie od wstępnie zdefiniowanych wymagań. Można to zrobić wygodnie online za pośrednictwem aplikacji internetowej, zapewniając elastyczność w zarządzaniu wyjątkami.
Ustawienia specyficzne dla sprzedawcy (automatyczne księgowanie)
Administratorzy mogą konfigurować ustawienia dla określonych sprzedawców niezależnie w ustawieniach sprzedawcy. Oznacza to, że transakcje od konkretnego sprzedawcy mogą być automatycznie oznaczane jako kompletne, z pominięciem ogólnej konfiguracji wydatków. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w przypadku powtarzających się wydatków lub zaufanych sprzedawców, w przypadku których dodatkowe szczegóły wydatków nie są potrzebne.
Na przykład, jeśli masz miesięczną subskrypcję oprogramowania, nie będziesz musiał przesyłać paragonu za każdym razem - zostanie on automatycznie oznaczony jako kompletny, a następnie nie będą wysyłane żadne przypomnienia, nawet jeśli paragony są wymagane w ogólnych ustawieniach wydatków.
Czym jest funkcja Automatycznej Księgowości?
Dla powtarzających się transakcji kartowych u tych samych sprzedawców możesz zaoszczędzić czas, poprawić dokładność śledzenia wydatków i zredukować błędy manualne, korzystając z predefiniowanych szczegółów księgowych i danych sprzedawców. Nasz system zapamiętuje Twoje ustawienia i automatycznie przypisuje szczegóły, co sprawia, że zarządzanie wydatkami jest jeszcze szybsze. Dowiedz się więcej o automatycznym księgowaniu tutaj!
E-maile przypominające o brakujących szczegółach
Aby pomóc w aktualizowaniu wydatków, do pracowników mogą być wysyłane wiadomości e-mail z przypomnieniem, zachęcające ich do przesłania paragonów lub dostarczenia brakujących szczegółów wydatków zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi wymogami księgowymi.
Ta funkcja powiadomień jest łatwo dostępna za pomocą przycisku w przeglądzie transakcji kartowych, zapewniając terminowe działania następcze i zmniejszając opóźnienia w raportowaniu wydatków i księgowaniu.
Przegląd wydatków
Aby zapewnić pełną widoczność, dodaliśmy filtr i ikony wskazujące, kiedy transakcja jest oznaczona jako „zakończony”. Ułatwia to zespołowi (finansowemu) identyfikację i przeglądanie wydatków na liście przeglądu transakcji kartowych, zapewniając, że nic nie umknie uwadze.
Korzyści w pigułce
Spersonalizowane wstępne księgowanie: Dostosuj zarządzanie wydatkami do swoich konkretnych potrzeb, upewniając się, że wszystkie krytyczne szczegóły są rejestrowane.
Przejrzystość: Użyj filtrów i ikon, aby usprawnić przeglądanie transakcji, oszczędzając czas.
Proaktywne zarządzanie: Przypomnienia zapewniają, że pracownicy są na bieżąco ze swoimi wydatkami, prowadząc dokładną dokumentację w formie cyfrowej.
Wydajność: Automatyzacja procesów dla zaufanych sprzedawców w celu ograniczenia zadań wykonywanych ręcznie.
Elastyczność: Umożliwia administratorom szybkie zarządzanie wyjątkami, redukując wąskie gardła.
Wykorzystując te funkcje, można znacznie zoptymalizować proces zarządzania wydatkami i księgowania, zapewniając bardziej wydajne, dokładne i przyjazne dla użytkownika doświadczenie zarówno dla użytkowników kart, jak i zespołu finansowego.
Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji lub pomocy, skontaktuj się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub czatu na żywo (niebieska ikona w prawym dolnym rogu).