Efektivní správa podnikových výdajů je zásadní pro udržení finanční přehlednosti a kontroly. Ve společnosti amnis jsme integrovali chytré funkce, které usnadňují a zefektivňují správu výdajů jak pro uživatele karet, tak pro účetní.

Správci karet mohou zadat údaje potřebné k označení výdaje jako dokončeného. Transakce kartou v systému amnis je dokončena a připravena k zaúčtování až po zadání všech potřebných údajů o výdaji. Správci mohou v nastavení společnosti v části „Karty a správa výdajů“ nakonfigurovat následující podrobnosti o výdajích:

Přizpůsobením těchto nastavení může váš tým zajistit, že budou zachyceny všechny potřebné údaje, což usnadní vykazování a účtování.

Pokud jsou například položky „Kategorie výdaje“ a „Sazba DPH“ nastaveny jako povinné, musí držitel karty přidat kategorii a sazbu DPH k transakci kartou, aby byla označena jako dokončená; jinak zůstane stav výdaje v systému amnis neúplný.
​

Administrátoři i správci karet mohou ručně označit jakoukoli transakci jako dokončenou nebo nedokončenou bez ohledu na předdefinované požadavky. To lze provést pohodlně online prostřednictvím webové aplikace, což poskytuje flexibilitu při správě výjimek.
​

Správci mohou konfigurovat nastavení pro konkrétní obchodníky nezávisle v nastavení obchodníka. To znamená, že transakce od konkrétního obchodníka mohou být automaticky označeny jako dokončené a obejít tak obecnou konfiguraci výdajů. Tato funkce je užitečná zejména pro opakující se výdaje nebo důvěryhodné dodavatele, u kterých nejsou potřeba další podrobnosti o výdajích.

Pokud máte například měsíční předplatné softwaru, nemusíte pokaždé nahrávat účtenku - bude automaticky označena jako dokončená a následně nebudou zasílány žádné upomínkové e-maily, i když jsou účtenky vyžadovány v nastavení obecných výdajů.

Aby bylo možné udržovat výdaje aktuální, lze zaměstnancům zasílat upomínkové e-maily, které je vyzvou k nahrání účtenek nebo dodání chybějících údajů o výdajích podle předem definovaných účetních požadavků.
​

Tato funkce upozornění je snadno přístupná prostřednictvím tlačítka v přehledu karetních transakcí, což zajišťuje včasné sledování a snižuje zpoždění při vykazování výdajů a účtování.
​

Pro úplný přehled jsme přidali filtr a ikony, které ukazují, kdy je transakce označena jako „dokončen“. To vašemu (finančnímu) týmu usnadní identifikaci a kontrolu výdajů v seznamu přehledu karetních transakcí, čímž zajistíte, že vám nic neunikne.

Využitím těchto funkcí můžete výrazně optimalizovat proces správy a účtování výdajů a zajistit efektivnější, přesnější a uživatelsky přívětivější prostředí pro uživatele karet i finanční tým.

Pokud potřebujete další informace nebo pomoc, neváhejte nás kontaktovat prostřednictvím e-mailu nebo chatu (modrá ikona v pravém dolním rohu).