Efektivní správa podnikových výdajů je zásadní pro udržení finanční přehlednosti a kontroly. Ve společnosti amnis jsme integrovali chytré funkce, které usnadňují a zefektivňují správu výdajů jak pro uživatele karet, tak pro účetní.
Označení výdaje jako dokončeného
Správci karet mohou zadat údaje potřebné k označení výdaje jako dokončeného. Transakce kartou v systému amnis je dokončena a připravena k zaúčtování až po zadání všech potřebných údajů o výdaji. Správci mohou v nastavení společnosti v části „Karty a správa výdajů“ nakonfigurovat následující podrobnosti o výdajích:
Účtenky
Kategorie
Nákladové středisko
Sazba DPH
Přizpůsobením těchto nastavení může váš tým zajistit, že budou zachyceny všechny potřebné údaje, což usnadní vykazování a účtování.
Pokud jsou například položky „Kategorie výdaje“ a „Sazba DPH“ nastaveny jako povinné, musí držitel karty přidat kategorii a sazbu DPH k transakci kartou, aby byla označena jako dokončená; jinak zůstane stav výdaje v systému amnis neúplný.
Kam mohou držitelé karet přidat požadované údaje o výdajích?
Webová aplikace a mobilní aplikace: Pokud mají držitelé karet přihlášení do systému amnis, mohou se jednoduše přihlásit ke svému účtu, vybrat transakci kartou a kliknout na tlačítko „Kompletní podrobnosti o výdajích“.
Funkce kouzelného odkazu: V případě držitelů karet bez přihlášení do systému amnis lze použít funkci magického odkazu. Ta umožňuje nepřihlášeným uživatelům snadno nahrát účtenky a doplnit podrobnosti o výdajích online.
Ruční přepsání stavu výdajů
Administrátoři i správci karet mohou ručně označit jakoukoli transakci jako dokončenou nebo nedokončenou bez ohledu na předdefinované požadavky. To lze provést pohodlně online prostřednictvím webové aplikace, což poskytuje flexibilitu při správě výjimek.
Nastavení specifická pro obchodníka (automatické účtování)
Správci mohou konfigurovat nastavení pro konkrétní obchodníky nezávisle v nastavení obchodníka. To znamená, že transakce od konkrétního obchodníka mohou být automaticky označeny jako dokončené a obejít tak obecnou konfiguraci výdajů. Tato funkce je užitečná zejména pro opakující se výdaje nebo důvěryhodné dodavatele, u kterých nejsou potřeba další podrobnosti o výdajích.
Pokud máte například měsíční předplatné softwaru, nemusíte pokaždé nahrávat účtenku - bude automaticky označena jako dokončená a následně nebudou zasílány žádné upomínkové e-maily, i když jsou účtenky vyžadovány v nastavení obecných výdajů.
Jaká je funkce automatického účtování?
U opakujících se karetních transakcí se stejnými obchodníky můžete ušetřit čas, zvýšit přesnost sledování výdajů a omezit ruční chyby pomocí předdefinovaných účetních údajů a údajů o obchodníkovi. Náš systém si pamatuje vaše nastavení a automaticky přiřazuje detaily - správa výdajů je tak ještě rychlejší! Více informací o automatickém účtování najdete zde!
Připomínací e-maily pro chybějící údaje
Aby bylo možné udržovat výdaje aktuální, lze zaměstnancům zasílat upomínkové e-maily, které je vyzvou k nahrání účtenek nebo dodání chybějících údajů o výdajích podle předem definovaných účetních požadavků.
Tato funkce upozornění je snadno přístupná prostřednictvím tlačítka v přehledu karetních transakcí, což zajišťuje včasné sledování a snižuje zpoždění při vykazování výdajů a účtování.
Přehled výdajů
Pro úplný přehled jsme přidali filtr a ikony, které ukazují, kdy je transakce označena jako „dokončen“. To vašemu (finančnímu) týmu usnadní identifikaci a kontrolu výdajů v seznamu přehledu karetních transakcí, čímž zajistíte, že vám nic neunikne.
Vaše výhody v kostce
Předkontace na míru: Přizpůsobte správu výdajů svým specifickým potřebám a zajistěte, aby byly zachyceny všechny důležité údaje.
Přehlednost: Používejte filtry a ikony ke zjednodušení přehledů transakcí a ušetřete čas.
Proaktivní správa: Připomínky zajistí, že zaměstnanci budou mít přehled o svých výdajích a budou udržovat přesné záznamy v digitální podobě.
Efektivita: Automatizujte procesy pro důvěryhodné obchodníky, abyste omezili manuální úkony.
Flexibilita: Zvyšte flexibilitu: Umožňuje správcům rychle spravovat výjimky a snižuje tak počet úzkých míst.
Využitím těchto funkcí můžete výrazně optimalizovat proces správy a účtování výdajů a zajistit efektivnější, přesnější a uživatelsky přívětivější prostředí pro uživatele karet i finanční tým.
Pokud potřebujete další informace nebo pomoc, neváhejte nás kontaktovat prostřednictvím e-mailu nebo chatu (modrá ikona v pravém dolním rohu).