Sie haben Ihre erste bexio Pay Debitkarte bestellt, vielleicht bereits die erste Zahlung getätigt, und fragen sich nun, wie die Verbuchung zwischen amnis und bexio funktioniert? Dann sind Sie hier genau richtig! Mit einigen wenigen Einstellungen im amnis Konto können Sie sicherstellen, dass Ihre Karten-Transaktionen korrekt und voll automatisch in bexio verbucht werden!
Von amnis in Ihr bexio-Konto: Der Weg Ihrer Karten-Transaktion
Bezahlung mit der bexio Pay Karte: Egal ob online oder vor Ort – sobald Sie mit Ihrer Karte bezahlen, erscheint die Transaktion in Ihrem amnis Konto. Zunächst mit dem Status „Offen“, und sobald der Betrag vom Händler abgebucht wurde, mit dem Status „Ausgeführt“.
Übermittlung an bexio: Jede Karten-Transaktion, unabhängig vom Status, wird automatisch an bexio übermittelt und auf das Transferkonto (1090) gebucht.
Korrekte Verbuchung in bexio: Sind alle Voraussetzungen erfüllt, erfolgt die korrekte Gegenbuchung automatisch. Dadurch wird die Karten-Transaktion auf dem passenden Aufwandskonto verbucht. Welche Voraussetzungen dafür notwendig sind, erklären wir im nächsten Abschnitt – kurz und übersichtlich.
Wichtig: Damit die Transaktionen erfolgreich in bexio verbucht werden können, muss der Benutzer, der das Konto in amnis erstellt, über die Buchhaltungs-Berechtigung in bexio verfügen. Wenden Sie sich bei Unklarheiten diesbezüglich direkt an bexio.
Voraussetzungen für die korrekte Verbuchung von Karten-Transaktionen in bexio
Damit Karten-Transaktionen in Ihrem bexio-Konto korrekt verbucht und abgebildet werden, muss die Kategorisierung und, falls zutreffend, die Hinterlegung der Mehrwertsteuer vorgenommen werden.
Unternehmen, die der Mehrwertsteuerpflicht unterliegen
Die Transaktion war erfolgreich und hat den Status „Ausgeführt“ im amnis Konto.
Der Transaktion wurde eine Kategorie im amnis Konto zugeordnet.
Der Transaktion wurde ein Mehrwertsteuersatz im amnis Konto zugeordnet.
Unternehmen, die von der Mehrwertsteuerpflicht befreit sind
Die Transaktion war erfolgreich und hat den Status „Ausgeführt“ im amnis Konto.
Der Transaktion wurde eine Kategorie im amnis Konto zugeordnet.
Hinweis: Kategorien und Mehrwertsteuersätze können bequem aus einem Dropdown-Menü ausgewählt werden. Diese basieren auf den Voreinstellungen, die im Karten-Onboarding-Prozess festgelegt wurden. Werden diese Voraussetzungen nicht erfüllt, erfolgt keine Gegenbuchung, und die Transaktion verbleibt auf dem bexio Transferkonto.
Die Verbuchung Schritt für Schritt anhand eines Beispiels
Folgen Sie diesen einfachen Schritten in Ihrem amnis Konto, um sicherzustellen, dass Ihre Karten-Transaktionen automatisch und korrekt in bexio verbucht werden.
Melden Sie sich bei Ihrem amnis Konto an
Rufen Sie die Transaktionsübersicht im Debitkarten-Bereich auf
Hinweis: Das Status Spesen-Symbol auf der rechten Seite zeigt an, ob alle Details hinzugefügt wurden.
Klicken Sie auf die Transaktion, die Sie bearbeiten möchten und wählen Sie "Details vervollständigen".
Laden Sie den Beleg hoch (falls gewünscht)
Geben Sie den MwSt.-Satz an (nur für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen)
Wählen Sie die passende Kategorie aus dem Dropdown-Menü
Je nach Bedarf können Sie noch weitere Angaben, z.B. eine Notiz, hinterlegen
Klicken Sie anschliessend auf "Speichern und schliessen".
Die Transaktion wird danach automatisch als vollständig markiert und in Ihrem bexio-Konto auf das Konto verbucht, das Sie im Karten-Onboarding der jeweiligen amnis Kategorie zugewiesen haben.
Tipp: Die Kategorisierung und das Hochladen von Belegen können Sie auch in der amnis Mobile App erledigen – unterwegs geht das besonders schnell und einfach!
Weitere Informationen zu beachten:
Die Gegenbuchung kann bis zu 5 Minuten dauern. Wenn eine Buchung oder ein Beleg nicht sofort in bexio ersichtlich ist, warten Sie ein paar Minuten und prüfen Sie dann erneut, ob die Buchung nun sichtbar ist.
Die Zuweisung der Kategorien und MwSt.-Sätze können Sie jederzeit im amnis Admin-Bereich unter "Beleg-Einstellungen" und "Mehrwertsteuereinstellungen" anpassen. Für zukünftige Transaktionen werden diese Änderungen im Dropdown-Menü sichtbar, wenn sie die Kategorisierung einer Karten-Transaktion vornehmen.
Die nachträgliche Anpassung von Kategorien und MwSt.-Sätzen für bereits in bexio verbuchte Transaktionen kann nur in bexio korrigiert werden. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.
Wenn bei einer Transaktion der falsche Beleg hochgeladen wurde, muss der korrekte Beleg im amnis Konto sowie auch in bexio manuell hochgeladen werden. Belege, die nach der Kategorisierung in amnis hochgeladen werden, werden nicht mehr nach bexio übermittelt.
💡 Für wiederkehrende Transaktionen mit denselben Händlern können Sie mit vordefinierten Buchhaltungs- und Händlerdetails Zeit sparen und manuelle Fehler minimieren: Unser System merkt sich Ihre Voreinstellungen und ordnet die Details automatisch zu! Dies ist besonders praktisch für wiederkehrende Ausgaben wie Abos, Werbegebühren oder Zugtickets. Legen Sie Ihre Buchhaltungsdetails einmal fest, und zukünftige Transaktionen werden automatisch verbucht. So geht's:
Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, falls Sie weitere Informationen oder Unterstützung benötigen. Sie können uns über die folgenden Kanäle erreichen:
Live-Chat: Klicken Sie auf das blaue Symbol in der unteren rechten Ecke
Telefon: Rufen Sie unseren bexio Pay Kundenservice unter +41 44 500 22 24 an
bexio Helpcenter: Weiterführende Informationen finden Sie auch im bexio Helpcenter