Für wiederkehrende Karten-Transaktionen mit denselben Händlern können Sie mit vordefinierten Buchhaltungs- und Händlerdetails Zeit sparen, die Genauigkeit bei der Verbuchung Ihrer Ausgaben verbessern und manuelle Fehler minimieren: Unser System merkt sich Ihre Voreinstellungen und ordnet die Details automatisch zu - für eine noch schnellere und einfachere Spesenabrechnung!
Die Auto-Accounting Funktion ist besonders praktisch für wiederkehrende Ausgaben wie Abos, Werbegebühren oder Zugtickets. Legen Sie Details wie Kategorie, Kostenstelle, Tags und MwSt.-Sätze einmal fest, und alle relevanten Details werden bei zukünftigen Belastungen durch einen Händler automatisch ausgefüllt. So geht's:
Händlerdaten zuweisen und speichern
Es gibt zwei Möglichkeiten, Buchhaltungsdetails hinzuzufügen und für zukünftige Transaktionen zu speichern: über die Händler- und über die Transaktionsdetails.
Der bequemste Weg: Händler-Tab
Navigieren Sie zum Tab „Händler“ im Bereich „Debitkarten“:
Wählen Sie einen Händler aus, um auf dessen Detailansicht zu gelangen. Unter „Bearbeiten“ können Sie je nach Bedarf Tags, Kostenstellen, Kategorien und MwSt.-Sätze zuweisen, und für künftige Zahlungen desselben Händlers speichern. Zusätzlich haben Sie im Bereich "Händlerdetails" die Möglichkeit, Händler für Karten-Transaktionen zu sperren.
Tipp: Transaktionen eines bestimmten Händlers können in amnis automatisch als „vollständig“ markiert werden. Wenn Sie zum Beispiel ein monatliches Software-Abo haben, müssen Sie nicht jedes Mal einen Beleg hochladen – die Transaktion wird automatisch als vollständig markiert, und es werden anschliessend keine Erinnerungsemails versendet, selbst wenn Belege in den allgemeinen Speseneinstellungen erforderlich sind. Erfahren Sie mir über diese Funktion in unserem Leitfaden zur Spesenbearbeitung mit amnis.
Transaktionsdetails
Sie können die Händlerdetails auch direkt in einer bereits getätigten Kartenzahlung festlegen. Gehen Sie dazu im Bereich "Debitkarten" zum Tab "Transaktionen". Klicken Sie auf die entsprechende Transaktion und wählen Sie anschliessend "Details vervollständigen".
Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus. Um sicherzustellen, dass diese Details auf zukünftige Transaktionen übertragen werden, aktivieren Sie das Kästchen am unteren Ende, um Ihre Einstellungen für den jeweiligen Händler zu speichern.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur für zukünftige Transaktionen gelten. Zudem werden Händler und ihre jeweiligen Einstellungen global auf alle Kartentransaktionen Ihres Geschäftskontos angewendet. Wenn also zwei Mitarbeiter unterschiedliche Kategorien für denselben Händler zuweisen, werden die Einstellungen überschrieben.
Sollten Sie weitere Informationen oder Hilfe benötigen, können Sie uns gerne per E-Mail oder Live-Chat (blaues Symbol unten rechts) kontaktieren.