Effizientes Spesenmanagement ist entscheidend für finanzielle Transparenz und Kontrolle. Bei amnis geniessen Sie smarte Funktionen, die die Spesenverwaltung für Karteninhaberinnen und -inhaber sowie Ihre Buchhaltung einfacher und effizienter machen.
Markieren Sie Ihre Transaktionen als vollständig
Kartenadministratorinnen und -administratoren können festlegen, welche Informationen für die Spesenbearbeitung erforderlich sind. Erst wenn alle benötigten Details eingegeben wurden, wird die Kartentransaktion in amnis als vollständig markiert und ist bereit für die Buchhaltung. Im Bereich Firmen-Einstellungen unter „Karten- und Spesenverwaltung“ können folgende Voraussetzungen für die Spesenbearbeitung festgelegt werden:
Beleg
Spesenkategorie
Kostenstelle
Mehrwertsteuersatz
Durch die Anpassung dieser Einstellungen kann Ihr Team sicherstellen, dass alle erforderlichen Details erfasst werden, was die Berichterstattung und Buchhaltung deutlich vereinfacht.
Zum Beispiel: Wenn „Spesenkategorie“ und „Mehrwertsteuersatz“ als erforderlich festgelegt sind, muss die Karteninhaberin oder der Karteninhaber die Kategorie und den Mehrwertsteuersatz zur Kartentransaktion hinzufügen, damit diese als vollständig markiert wird. Andernfalls bleibt der Status der Transaktion in amnis unvollständig.
Wo können Karteninhaberinnen und -inhaber die erforderlichen Spesendetails hinzufügen?
Web-App & Mobile-App: Karteninhaberinnen und -inhaber mit einem amnis-Login können sich einfach in ihr Konto einloggen, die entsprechende Kartentransaktion auswählen und auf „Details vervollständigen" klicken.
Magic-Link-Funktion: Für Karteninhaberinnen und -inhaber ohne amnis-Login kann die Magic-Link-Funktion genutzt werden. Diese ermöglicht es nicht registrierten Nutzerinnen und Nutzern, Belege hochzuladen und weitere Details bequem online hinzuzufügen.
Manuelle Anpassung des Status
Sowohl Administratorinnen und Administratoren als auch Kartenadministratorinnen und -administratoren können jede Transaktion manuell als „vollständig“ oder „nicht vollständig“ markieren – unabhängig von den vordefinierten Anforderungen. Dies kann bequem online über die Web-App erfolgen und bietet so die nötige Flexibilität, um Ausnahmen zu verwalten.
Händlerspezifische Einstellungen (Auto-Accounting)
Administratorinnen und Administratoren können Einstellungen für bestimmte Händler individuell in den Händlereinstellungen konfigurieren. Transaktionen eines bestimmten Händlers können somit automatisch als „vollständig“ markiert werden, ohne die allgemeinen Speseneinstellungen zu berücksichtigen. Diese Funktion ist besonders nützlich für wiederkehrende Ausgaben oder vertrauenswürdige Anbieter, bei denen keine zusätzlichen Informationen erforderlich sind.
Wenn Sie zum Beispiel ein monatliches Software-Abonnement haben, müssen Sie nicht jedes Mal einen Beleg hochladen – die Transaktion wird automatisch als vollständig markiert, selbst wenn ein Beleg-Upload in den allgemeinen Speseneinstellungen erforderlich wäre. Wiederkehrende Händler werden zudem von den Erinnerungsemails ausgeschlossen, sodass Nutzer nur für neue Transaktionen eine Benachrichtigung erhalten, bei denen ein Beleg wirklich benötigt wird.
Was ist die Auto-Accounting Funktion?
Für wiederkehrende Kartentransaktionen bei denselben Händlern können Sie mit vordefinierten Buchhaltungs- und Händlerdetails Zeit sparen, die Genauigkeit der Ausgabenverfolgung verbessern und manuelle Fehler reduzieren. Unser System merkt sich Ihre Einstellungen und weist die Details automatisch zu – so wird das Spesenmanagement noch schneller und effizienter. Erfahren Sie hier mehr über die Auto-Accounting Funktion!
Erinnerungs-E-Mails für fehlende Details
Um Ausgaben stets aktuell zu halten, können Erinnerungs-E-Mails an Mitarbeitende gesendet werden. Diese fordern dazu auf, Belege hochzuladen oder fehlende Informationen gemäss den vordefinierten Kriterien nachzureichen.
Diese Benachrichtigungsfunktion ist über eine Schaltfläche in der Übersicht der Kartentransaktionen leicht zugänglich. So wird eine zeitnahe Bearbeitung sichergestellt und Verzögerungen bei der Abrechnung und Buchhaltung reduziert.
Ausgabenübersicht
Für maximale Transparenz haben wir einen Filter und Symbole hinzugefügt, die anzeigen, wann eine Transaktion als „vollständig“ markiert wurde. So kann Ihr (Finanz-)Team Ausgaben in der Übersicht der Kartentransaktionen einfacher identifizieren und überprüfen – damit nichts übersehen wird.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Individuelles Pre-Accounting: Passen Sie die Spesenbearbeitung an Ihre spezifischen Anforderungen an und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Details erfasst werden.
Transparenz: Nutzen Sie Filter und Symbole, um Transaktionen effizient und in kürzester Zeit zu überprüfen.
Proaktives Management: Erinnerungen helfen Mitarbeitenden, ihre Ausgaben rechtzeitig zu vervollständigen, damit alle Informationen pünktlich digital verfügbar sind.
Effizienz: Automatisieren Sie Prozesse für vertrauenswürdige Händler und reduzieren Sie manuelle Aufgaben.
Flexibilität: Ermöglichen Sie Administratoren, Ausnahmen schnell zu verwalten und Engpässe zu minimieren.
Durch die Nutzung dieser Funktionen optimieren Sie Ihr Ausgaben- und Buchhaltungsmanagement erheblich und schaffen eine effizientere, genauere und benutzerfreundlichere Erfahrung – sowohl für Karteninhaberinnen und -inhaber als auch für Ihr Finanzteam.
Sollten Sie weitere Informationen oder Hilfe benötigen, können Sie uns gerne per E-Mail oder Live-Chat (blaues Symbol unten rechts) kontaktieren.