Der Magic Link erleichtert nicht-registrierten amnis Kartennutzern das Hochladen von Belegen. Sie können nun Belege direkt an Kartentransaktionen anhängen, ohne sich bei amnis anmelden zu müssen. Diese Funktionalität ist für jene Mitarbeitende relevant, die keinen Zugriff auf die amnis WebApp haben.
Nach der Aktivierung des Magic Links wird bei jeder getätigten Transaktion eine E-Mail mit dem Link zum Beleg-Upload an die Kartennutzer gesendet. Über diesen Link können Mitarbeitende ihre Belege auf einer eigenen Seite hochladen und so an die Kartentransaktionen anhängen, ohne dass sie registrierte amnis Nutzern sind. Ein weiterer Vorteil: Das Aufrufen dieser Seite ist von jedem Gerät aus zugänglich, was ein Maximum an Flexibilität gewährleistet.
Diese Funktion eignet sich für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden nur den Zugang zum Hochladen von Belegen gewähren wollen. Benachrichtigungen in Echtzeit ermöglichen es den Kartennutzern, bequem auf den in der E-Mail angegebenen Link zuzugreifen, was den Beleg-Upload vereinfacht und die Spesenverwaltung für Ihr Buchhaltungsteam erleichtert.
So aktivieren Sie den Magic Link
Als Kartenadministrator können Sie die Benachrichtigungen zum Beleg-Upload für Kartennutzer mit wenigen Klicks aktivieren:
1) Aktivierung während der Kartenausstellung
Loggen Sie sich in Ihr amnis Konto ein und gehen Sie zum Bereich "Debitkarten" auf der linken Seite.
Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Neue Debitkarte" und wählen Sie den Kartentyp (physisch oder virtuell) aus.
Folgen Sie den Anweisungen zur Erstellung der Karte in diesem Artikel und führen Sie die folgenden zusätzlichen Schritte aus:
Aktivieren Sie den Schalter für "Aufforderung zum Beleg-Upload", wie in der Abbildung unten gezeigt.
Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse unterhalb des Schalters ein und speichern Sie die Einstellungen gemäss untenstehender Abbildung.
2) Aktivierung nach der Kartenausstellung
Loggen Sie sich in Ihr amnis Konto ein, gehen Sie zum Bereich "Debitkarten" und wählen Sie die entsprechende Karte aus.
Klappen Sie den Bereich "Ausgabenlimits und -einstellungen" unterhalb der Visualisierung der Karte auf.
Klicken Sie auf "Bearbeiten".
Aktivieren Sie den Schalter bei "Aufforderung zum Beleg-Upload".
Geben Sie darunter einen Namen und eine E-Mail-Adresse ein und speichern Sie die Einstellungen.
Zu beachten: Die eingegebene E-Mail muss keine geschäftliche E-Mail-Adresse sein.
Belege zu Transaktionen hinzufügen (aus Sicht des Kartennutzers)
Öffnen Sie den Link zum Beleg-Upload in der E-Mail-Benachrichtigung in Ihrem Posteingang
Klicken Sie auf "Beleg/Rechnung hinzufügen", wie in der linken Abbildung unten gezeigt.
Ziehen Sie die Dateien per Drag & Drop oder wählen Sie "klicken Sie hier", wie in der ersten Abbildung unten rechts dargestellt.
Tragen Sie bei Bedarf weitere Belegdetails ein, wie in der zweiten Abbildung unten rechts gezeigt.
Reichen Sie den Beleg mit "Speichern" ein.
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Belege zu Kartentransaktionen einsehen (aus Sicht des Kartenadministrators)
Angemeldete Benutzer mit Karten-Administrator-Rechten, z. B. Buchhalter, können über ihr amnis Konto auf alle Belege der Mitarbeiter zugreifen.
Melden Sie sich bei Ihrem amnis Konto an
Rufen Sie die Transaktionsübersicht im Debitkarten-Bereich auf
Grünes Beleg-Symbol:
Der Beleg wurde zur Transaktion hochgeladen und kann bei Bedarf heruntergeladen werden.
Schwarzes Büroklammer-Symbol:
Der Beleg wurde noch nicht zur Transaktion hochgeladen.
Tipp: Um die Spesenverwaltung und Buchhaltung zu vereinfachen, können Benutzer den Filter "Dokumente" nutzen und entweder "Mit Belege" oder "ohne Belege" auswählen. Dadurch werden nur Transaktionen mit angehängten Belegen bzw. solche mit fehlenden Belegen auf einen Blick angezeigt.
💡 Wenn Sie die angehängten/hochgeladenen Belege herunterladen möchten, lesen Sie diesen Artikel.
Sollten Sie weitere Informationen oder Hilfe benötigen, können Sie uns gerne per E-Mail oder Live-Chat (blaues Symbol unten rechts) kontaktieren.