Lorsque les clients téléchargent les reçus liés à leurs transactions par carte, il est essentiel de gérer les données de manière responsable afin de garantir la conformité et la facilité d'accès. Vous trouverez ci-après quelques conseils essentiels.
Comprendre le stockage des reçus chez amnis
Les reçus téléchargés sont conservés pendant 10 ans, mais ils restent modifiables (par exemple, ils peuvent être supprimés ou modifiés par des utilisateurs autorisés ultérieurement).
En raison de cette flexibilité, la fonctionnalité de gestion des dépenses d'amnis n’est pas conçue comme un dépôt sécurisé pour le stockage à long terme d’informations financières critiques.
Recommandations pour une gestion sécurisée des reçus
Afin de garantir une intégrité des données solide et de respecter les réglementations comptables:
Exportez régulièrement les reçus: Utilisez la fonction d'exportation pour télécharger les reçus en masse, par exemple sous forme d'archive zip ou via l'API amnis.
Transférez-les vers un stockage sécurisé et conforme: Déplacez ces fichiers exportés vers un système conforme aux normes comptables et aux exigences légales de votre juridiction. Des exemples incluent des systèmes de gestion documentaire de niveau entreprise offrant des capacités de stockage sécurisé et immuable.
Établissez une routine: Planifiez des sauvegardes ou des transferts périodiques pour éviter toute perte de données et maintenir une archive à jour de tous les reçus de transaction.
En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent protéger leur documentation financière tout en garantissant la conformité et la préparation aux audits ou aux examens internes.
Êtes-vous intéressé à explorer la gestion des dépenses avec amnis, comme la façon dont les utilisateurs d'amnis peuvent télécharger les reçus attachés des transactions par carte de débit ? Visitez notre section dédiée pour en savoir plus.
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