Dans l'environnement commercial actuel en constante évolution, gérer les dépenses efficacement est essentiel pour garantir le succès financier. Les entreprises rencontrent souvent des difficultés à suivre les dépenses à travers différents départements, projets et équipes. C'est là qu'interviennent les Groupes de Cartes, l'une des fonctionnalités intelligentes de contrôle proposées par amnis.
Qu'est-ce que les groupes de cartes?
Les groupes de cartes permettent aux entreprises d'organiser et de gérer leurs cartes de débit en fonction de régions spécifiques, départements, projets ou équipes. Plutôt que de mélanger toutes les dépenses, les entreprises peuvent les séparer, offrant ainsi un meilleur contrôle, une transparence accrue et un suivi précis des budgets.
Chaque groupe de cartes dispose de ses propres cartes attribuées, d'un budget de groupe et de paramètres spécifiques tels que la validité par pays ou les plafonds de retraits aux distributeurs automatiques. De plus, les gestionnaires de groupes de cartes peuvent accéder à toutes les transactions, aux détails des cartes et aux limites en un seul endroit, ce qui simplifie le suivi des budgets et permet de garder les dépenses sous contrôle. Cela garantit que les décideurs financiers disposent d’une vision en temps réel des modèles de dépenses et peuvent ajuster les budgets si nécessaire.
Diviser vos dépenses professionnelles en groupes – comme personnel, marketing, abonnements et outils logiciels – offre un excellent contrôle sur votre trésorerie. En définissant clairement qui, dans l'entreprise, peut accéder et dépenser depuis chaque groupe, les entreprises assurent une gestion financière structurée tout en évitant les dépenses inutiles ou non autorisées.
Pourquoi les groupes de cartes sont-ils utiles?
Les groupes de cartes offrent de nombreux avantages pour les entreprises cherchant à simplifier leur gestion financière:
Contrôle budgétaire amélioré: Séparez clairement les dépenses en fonction des besoins de votre entreprise (par exemple, marketing, voyages, abonnements) pour surveiller les dépenses en temps réel.
Prévention des dépenses excessives: Les gestionnaires de groupes de cartes peuvent superviser les transactions, définir des budgets et ainsi éviter les dépenses excessives.
Meilleure visibilité sur la trésorerie: Obtenez des informations sur les domaines de l'entreprise qui utilisent le plus de ressources.
Rapports simplifiés: Les transactions regroupées offrent un aperçu plus rapide pour les rapports et rendent le suivi des dépenses plus efficace.
Accès spécifique par équipe: Assurez-vous que seules les personnes appropriées ont accès aux budgets concernés, ce qui évite les dépenses non autorisées.
Contrôle global avec flexibilité locale: Les entreprises multinationales peuvent structurer les groupes de cartes par pays, garantissant une couverture mondiale tout en maintenant un contrôle local.
Exemples de groupes de cartes en action
Voyons quelques scénarios concrets où les groupes de cartes peuvent faire la différence:
Contrôle du budget marketing: Une entreprise peut créer un groupe de cartes spécifiquement dédié aux dépenses marketing, garantissant que la publicité, les abonnements logiciels et les frais d'agence sont gérés efficacement en un seul endroit.
Dépenses par projet: Une société de construction travaillant sur plusieurs projets peut créer des groupes de cartes distincts pour chaque projet, permettant aux chefs de projet de suivre les dépenses sans mélanger les coûts.
Gestion des dépenses par équipe: Une entreprise multinationale peut attribuer différents groupes de cartes aux équipes de vente régionales, leur offrant un accès contrôlé aux fonds tout en maintenant une supervision centrale au siège.
Séparation des dépenses par région: Pour les entreprises opérant dans plusieurs pays, les groupes de cartes peuvent aider à gérer les dépenses par région. Par exemple, un département marketing peut disposer d'un groupe dédié aux dépenses publicitaires au Royaume-Uni, tandis que l'équipe de vente supervise un groupe séparé pour les dépenses liées aux événements clients dans la région DACH.
Gestion globale des cartes avec contrôle local: Une entreprise multinationale avec des filiales dans différents pays peut créer des groupes de cartes distincts pour chaque unité nationale. Les équipes financières locales peuvent être désignées comme administrateurs de groupe de cartes avec des droits limités pour gérer les dépenses quotidiennes dans leur région, tandis que le siège conserve une visibilité complète et un contrôle sur les budgets et les politiques. Cette configuration garantit une cohérence globale tout en offrant une flexibilité locale.
Comment les groupes de cartes peuvent-ils aider votre entreprise?
En adoptant les groupes de cartes, les entreprises peuvent abandonner les méthodes de gestion des dépenses inefficaces et basées sur le papier. Plutôt que de lutter avec des transactions peu claires ou des dépenses excessives, les entreprises peuvent bénéficier d'une approche structurée, transparente et efficace pour gérer les paiements par carte d'entreprise.
Chez amnis, notre objectif est d'aider les entreprises à optimiser leurs opérations financières. Gardez le contrôle, surveillez les dépenses et améliorez votre planification financière grâce à notre fonctionnalité de groupes de cartes.
🔎 Pour des instructions détaillées sur la manière de commencer avec les groupes de cartes chez amnis, consultez notre article FAQ sur la configuration et la gestion des groupes de cartes.