Gérer efficacement les dépenses professionnelles est essentiel pour maintenir une clarté et un contrôle financiers. Chez amnis, nous avons intégré des fonctionnalités intelligentes pour simplifier et optimiser la gestion des dépenses, tant pour les utilisateurs de cartes que pour les comptables.
Marquer vos dépenses comme complètes
Les administrateurs de cartes peuvent spécifier les détails nécessaires pour marquer une dépense comme complète. Une transaction par carte dans amnis n'est complétée et prête pour la comptabilité que lorsque toutes les informations nécessaires à la dépense ont été fournies. Les administrateurs peuvent configurer les besoins de dépenses suivants dans les paramètres de l'entreprise sous "Gestion des cartes et des dépenses":
Reçu
Catégorie de dépenses
Centre de coûts
Taux de TVA
En ajustant ces paramètres, votre équipe peut s'assurer que tous les détails nécessaires sont pris en compte, rendant les rapports et la comptabilité plus fluides.
Exemple: Si "Catégorie de dépenses" et "Taux de TVA" sont définis comme détails comptables obligatoires, l'utilisateur de la carte doit ajouter la catégorie et le taux de TVA à la transaction par carte pour qu'elle soit marquée comme complète; sinon, le statut de la dépense dans amnis restera incomplet.
Où les utilisateurs de cartes peuvent-ils ajouter les détails requis pour les dépenses?
Application Web et Mobile: Si les utilisateurs de cartes disposent d’un compte amnis, ils peuvent simplement se connecter, sélectionner la transaction par carte et cliquer sur le bouton "Compléter le détail".
Fonctionnalité Magic Link: Pour les utilisateurs de cartes sans compte amnis, la fonctionnalité Magic Link peut être utilisée. Cela permet aux utilisateurs non enregistrés de télécharger des reçus et d’ajouter facilement les détails des dépenses en ligne.
Modification manuelle du statut des dépenses
Les administrateurs et les administrateurs de cartes peuvent manuellement marquer une transaction comme complète ou incomplète, indépendamment des exigences prédéfinies. Cela peut être fait facilement en ligne via l’application web, offrant ainsi une flexibilité pour gérer les exceptions.
Paramètres spécifiques aux marchands (Comptabilité automatique)
Les administrateurs peuvent configurer des paramètres pour des commerçants spécifiques de manière indépendante dans les paramètres du commerçant. Cela signifie que les transactions provenant d’un marchand particulier peuvent être automatiquement marquées comme complètes, en contournant la configuration générale des dépenses. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les dépenses récurrentes ou les fournisseurs de confiance, où des détails supplémentaires sur les dépenses ne sont pas nécessaires.
Par exemple, si vous avez un abonnement mensuel à un logiciel, vous n'aurez pas besoin de télécharger un reçu à chaque fois - l'abonnement sera automatiquement marqué comme complet et aucun courrier de rappel ne sera envoyé, même si les reçus sont requis dans vos paramètres généraux de dépenses.
Qu'est-ce que la comptabilité automatique?
Les administrateurs peuvent configurer des paramètres spécifiques pour certains marchands de manière indépendante. Cela signifie que les transactions d’un marchand particulier peuvent être automatiquement marquées comme complètes, en contournant les configurations générales des dépenses. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les dépenses récurrentes ou les fournisseurs de confiance où des détails supplémentaires ne sont pas nécessaires. Pour en savoir plus sur la fonction de comptabilité automatique, cliquez ici!
E-mails de rappel pour les détails manquants
Pour aider à maintenir les dépenses à jour, des e-mails de rappel peuvent être envoyés aux employés, les invitant à télécharger des reçus ou à fournir les détails manquants selon les exigences comptables prédéfinies.
Cette fonction de notification est facilement accessible via un bouton dans la vue d’ensemble des transactions par carte, garantissant un suivi rapide et réduisant les retards dans la déclaration des dépenses et la comptabilité.
Vue d’ensemble des dépenses
Pour garantir une visibilité complète, nous avons ajouté un filtre et des icônes qui indiquent lorsqu’une transaction est marquée comme "complétée". Cela facilite pour votre équipe (financière) l’identification et la révision des dépenses dans la liste des transactions par carte, afin de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Vos avantages en un coup d'œil
Pré-comptabilité personnalisée: Adaptez la gestion des dépenses à vos besoins spécifiques et assurez-vous que tous les détails essentiels sont pris en compte.
Transparence: Utilisez des filtres et des icônes pour simplifier la révision des transactions et gagner du temps.
Gestion proactive: Les rappels aident les employés à respecter leurs délais de soumission des dépenses et à maintenir des enregistrements numériques précis.
Efficacité: Automatisez les processus pour les marchands de confiance afin de réduire les tâches manuelles.
Flexibilité: Permettez aux administrateurs de gérer rapidement les exceptions et de limiter les goulots d’étranglement.
En exploitant ces fonctionnalités, vous pouvez considérablement optimiser votre gestion des dépenses et vos processus comptables, offrant une expérience plus efficace, précise et conviviale à la fois pour les utilisateurs de cartes et l’équipe financière.
Si vous avez besoin de plus d'informations ou d'aide, n'hésitez pas à nous contacter par e-mail ou par chat en direct (icône bleue dans le coin inférieur droit).