Gestire le spese aziendali in modo efficiente è fondamentale per mantenere chiarezza e controllo finanziario. In amnis, abbiamo integrato funzionalità intelligenti per rendere la gestione delle spese più semplice e fluida, sia per gli utenti delle carte che per i contabili.
Contrassegnare una spesa come completata
Gli amministratori delle carte possono specificare i dettagli necessari per contrassegnare una spesa come completa. Una transazione in amnis è completata e pronta per la contabilità solo quando sono state fornite tutte le informazioni necessarie sulle spese. Gli amministratori possono configurare i seguenti parametri delle spese nelle impostazioni aziendali sotto “Gestione carte e spese”:
Ricevuta
Categoria di spesa
Centro di costo
Aliquota IVA
Personalizzando queste impostazioni, il tuo team può garantire che tutti i dettagli necessari siano raccolti, rendendo la reportistica e la contabilità più fluide.
Esempio: Se “Categoria di spesa” e “Aliquota IVA” sono impostati come dettagli obbligatori, il titolare della carta deve aggiungere la categoria e l’aliquota IVA alla transazione affinché venga contrassegnata come completata; in caso contrario, lo stato della spesa in amnis rimarrà incompleto.
Dove possono i titolari di carta aggiungere i dettagli richiesti sulle spese?
Web App e App Mobile: Se i titolari della carta dispongono di un conto amnis, possono semplicemente accedere al conto, selezionare la transazione con carta e fare clic sul pulsante “Completare dettagli”.
Funzionalità del link magico: Per i titolari di carta senza un conto amnis, è possibile utilizzare la funzionalità del link magico. Questo permette agli utenti non registrati di caricare ricevute e aggiungere dettagli sulle spese in modo semplice e veloce online.
Aggiornamento manuale dello stato della spesa
Sia gli amministratori che gli amministratori delle carte possono contrassegnare manualmente qualsiasi transazione come completa o incompleta, indipendentemente dai requisiti predefiniti. Questa operazione può essere effettuata comodamente online tramite la web app, offrendo flessibilità nella gestione delle eccezioni.
Impostazioni specifiche per commercianti (Contabilità automatica)
Gli amministratori possono configurare impostazioni per commercianti specifici in modo indipendente nelle impostazioni commerciante. Questo significa che le transazioni provenienti da un determinato commerciante possono essere automaticamente contrassegnate come complete, bypassando la configurazione generale delle spese. Questa funzionalità è particolarmente utile per spese ricorrenti o fornitori di fiducia, dove non sono necessari dettagli aggiuntivi sulle spese.
Ad esempio, se si ha un abbonamento mensile al software, non sarà necessario caricare ogni volta una ricevuta, in quanto la transazione verrà contrassegnata automaticamente come completa - anche se le ricevute sono richieste nelle impostazioni generali delle spese. Gli commercianti affidabili sono inoltre esclusi dalle e-mail di promemoria, in modo da garantire che gli utenti ricevano avvisi solo per le nuove transazioni per le quali sono veramente necessarie le ricevute.
Cos'è la funzionalità di Contabilità Automatica?
Per le transazioni ricorrenti con gli stessi commercianti, la contabilità automatica consente di risparmiare tempo, migliorare la precisione nel monitoraggio delle spese e ridurre gli errori manuali. Grazie ai dettagli contabili e del commerciante predefiniti, il nostro sistema memorizza le tue impostazioni e assegna automaticamente i dettagli necessari, rendendo la gestione delle spese ancora più rapida. Per saperne di più sull'autocontabilità, cliccate qui!
Email di promemoria per dettagli mancanti
Per aiutare a mantenere aggiornate le spese, è possibile inviare email di promemoria ai dipendenti, invitandoli a caricare ricevute o fornire eventuali dettagli mancanti relativi alle spese, in base ai requisiti contabili predefiniti.
Questa funzionalità di notifica è facilmente accessibile tramite un pulsante nella panoramica delle transazioni con carta, garantendo un follow-up tempestivo e riducendo i ritardi nella reportistica e nella contabilità.
Panoramica delle spese
Per offrire una visibilità completa, abbiamo aggiunto un filtro e delle icone che indicano quando una transazione è contrassegnata come "Spesa completata". Questo rende più semplice per il tuo team (finanziario) identificare e verificare le spese nella lista delle transazioni con carta, assicurandosi che nulla venga trascurato.
I tuoi vantaggi in sintesi
Pre-contabilità personalizzata: Adatta la gestione delle spese alle tue esigenze specifiche, garantendo che tutti i dettagli critici vengano raccolti.
Trasparenza: Utilizza filtri e icone per semplificare la revisione delle transazioni, risparmiando tempo.
Gestione proattiva: I promemoria aiutano i dipendenti a rimanere al passo con le loro sottomissioni di spese, mantenendo registri accurati in formato digitale.
Efficienza: Automatizza i processi per commercianti fidati, riducendo le attività manuali.
Flessibilità: Consenti agli amministratori di gestire eccezioni rapidamente, riducendo i colli di bottiglia.
Sfruttando queste funzionalità, puoi ottimizzare significativamente la gestione delle spese e il processo contabile, garantendo un'esperienza più efficiente, accurata e intuitiva sia per gli utenti delle carte che per il team finanziario.
Se avete bisogno di ulteriori informazioni o di aiuto, non esitate a contattarci via e-mail o live chat (icona blu in basso a destra).