Nell'attuale ambiente aziendale frenetico, gestire le spese in modo efficiente è fondamentale per il successo finanziario. Le aziende affrontano spesso difficoltà nel monitorare le spese tra dipartimenti, progetti e team. Ed è qui che entrano in gioco i gruppi di carte, una delle funzionalità intelligenti di controllo di amnis.
Cosa sono i gruppi di carte?
I gruppi di carte permettono alle aziende di organizzare e gestire le proprie carte di debito in base a regioni specifiche, dipartimenti, progetti o team. Invece di avere tutte le spese mescolate insieme, le aziende possono separare le spese, garantendo un migliore controllo, trasparenza e monitoraggio del budget.
Ogni gruppo di carte è dotato di carte assegnate, un budget di gruppo e impostazioni come la validità per paese o l’autorizzazione ai prelievi bancomat. Inoltre, i gestori dei gruppi di carte possono accedere a tutte le transazioni, ai dettagli delle carte e ai limiti in un unico posto, rendendo semplice il monitoraggio dei budget e il controllo delle spese. Questo assicura che i responsabili delle decisioni finanziarie abbiano informazioni aggiornate sui modelli di spesa e possano adattare i budget secondo necessità.
Dividere le spese aziendali in gruppi – come personale, marketing, abbonamenti e strumenti software – offre un grande controllo sul flusso di cassa. Definendo chiaramente chi all'interno dell'azienda può accedere e spendere da ogni gruppo, le aziende possono garantire una gestione finanziaria strutturata evitando spese inutili o non autorizzate.
Perché i gruppi di carte sono utili?
I gruppi di carte offrono molteplici vantaggi per le aziende che desiderano ottimizzare la propria gestione finanziaria:
Controllo avanzato del budget: Separare chiaramente le spese in base alle esigenze dell'azienda (es. marketing, viaggi, abbonamenti) per monitorare le spese in tempo reale.
Prevenire le spese eccessive: I responsabili dei gruppi di carte possono supervisionare le transazioni, stabilire i budget e quindi evitare le spese eccessive.
Migliore visibilità del flusso di cassa: Ottenere informazioni su quali aree dell'azienda stanno utilizzando maggiormente le risorse.
Reportistica semplificata: Le transazioni raggruppate offrono una panoramica più rapida per i report e rendono più efficiente il monitoraggio delle spese.
Accesso specifico per team: Garantire che le persone giuste abbiano accesso ai budget corretti, prevenendo spese non autorizzate.
Controllo globale con flessibilità locale: Le aziende multinazionali possono strutturare i gruppi di carte per paese, garantendo una copertura globale senza problemi mantenendo un controllo locale adeguato.
Esempi di gruppi di carte in azione
Diamo un'occhiata ad alcuni scenari aziendali reali in cui i gruppi di carte possono fare la differenza.
Controllo del budget marketing: Un’azienda può creare un gruppo di carte specifico per le spese di marketing, assicurandosi che pubblicità, abbonamenti software e commissioni delle agenzie siano gestiti in modo efficiente in un unico posto.
Spese basate su progetto: Un’impresa di costruzioni che lavora su più progetti può impostare gruppi di carte separati per ciascun progetto, permettendo ai project manager di tracciare le spese senza mescolare i costi.
Gestione delle spese per team: Un’azienda multinazionale può assegnare diversi gruppi di carte ai team di vendita regionali, dando loro accesso controllato ai fondi e mantenendo un controllo centrale presso la sede.
Separazione delle spese per regione: Per le aziende che operano in più paesi, i gruppi di carte possono aiutare a gestire le spese per regione. Ad esempio, un dipartimento marketing può avere un gruppo dedicato per le spese pubblicitarie nel Regno Unito, mentre il team di vendita gestisce un gruppo separato per le spese di intrattenimento clienti nella regione DACH.
Gestione globale delle carte con controllo locale: Un’azienda multinazionale con filiali in diversi paesi può creare gruppi di carte separati per ciascuna unità nazionale. I team finanziari locali possono essere assegnati come amministratori dei gruppi di carte con diritti limitati per gestire le spese quotidiane all'interno della propria regione, mentre la sede centrale mantiene piena visibilità e controllo su budget e politiche. Questo approccio garantisce coerenza globale pur consentendo flessibilità a livello locale.
Come aiutano i gruppi di carte la tua azienda?
Adottando i gruppi di carte, le aziende possono abbandonare metodi di gestione delle spese basati su carta e inefficaci. Invece di affrontare transazioni poco chiare o spese eccessive, le aziende possono beneficiare di un approccio strutturato, trasparente ed efficiente per la gestione dei pagamenti con carte aziendali.
Da amnis, il nostro obiettivo è aiutare le aziende a ottimizzare le loro operazioni finanziarie. Mantieni il controllo, monitora le spese e migliora la pianificazione finanziaria con la nostra funzione di gruppi di carte.
🔎 Per istruzioni dettagliate su come iniziare a utilizzare i gruppi di carte su amnis, consulta il nostro articolo FAQ su come configurare e gestire i gruppi di carte.