Con i gruppi di carte, le aziende possono organizzare le spese per carta in base a dipartimenti, progetti o regioni, migliorando la gestione finanziaria e ottimizzando le spese in più paesi. In questa guida, ti guideremo attraverso il processo di configurazione, assicurandoti di poter sfruttare al massimo questa funzione per un controllo e una supervisione migliori.
Creare un nuovo gruppo di carte
I gruppi di carte possono essere creati nella sezione carte di debito del tuo conto amnis. Basta cliccare sul pulsante "Nuovo Gruppo di Carte" per iniziare - è molto semplice.
Importante: Solo gli utenti con diritti di amministratore o amministratore di carte possono creare e gestire gruppi di carte.
Configurare le impostazioni del gruppo di carte
Quando crei un nuovo gruppo di carte, devi definire alcune impostazioni chiave:
Nome del gruppo di carte (obbligatorio): Scegli un nome chiaro e riconoscibile per il gruppo. Questo apparirà nella tua panoramica e ti aiuterà a distinguere i gruppi.
Amministratore del gruppo (obbligatorio): Assegna un responsabile per questo gruppo. Puoi selezionare un utente esistente dal tuo team, che avrà poi il permesso completo di gestire le carte all'interno del suo gruppo. (Maggiori dettagli sul ruolo dell'amministratore del gruppo di carte si trovano alla fine di questa guida.)
Validità per Paese: Per impostazione predefinita, l'utilizzo della carta è consentito in SEE & CH. Per motivi di sicurezza, consigliamo di limitare le transazioni ai soli paesi necessari. Questo è particolarmente utile quando si gestiscono gruppi di carte regionali.
Nota: L'impostazione più restrittiva si applica quando si effettua una transazione. Ad esempio, se il gruppo di carte consente un accesso a più paesi rispetto a una singola carta, prevalgono le impostazioni più rigide della carta.
Prelievi di contante agli ATM: Decidi se le carte di questo gruppo possono prelevare contante dagli ATM. Per impostazione predefinita, i prelievi sono disabilitati.
Budget del gruppo di carte (opzionale): Imposta un limite di spesa per tutte le carte all'interno del gruppo. Questo garantisce un maggiore controllo dei costi, facilitando la gestione dei budget per progetti temporanei, campagne o spese aziendali ricorrenti. Una volta raggiunto il budget, tutte le carte di questo gruppo saranno bloccate per ulteriori pagamenti.
💡 Da sapere: Puoi modificare le impostazioni del gruppo di carte in qualsiasi momento – ad esempio, ampliando l'utilizzo a ulteriori paesi o aumentando il budget del gruppo.
Aggiungere carte a un gruppo di carte
Opzione 1: Ordinare nuove carte all'interno di un gruppo
Vai ai Dettagli del gruppo di carte e clicca su "Nuova carta di debito".
Scegli se desideri creare una carta virtuale o fisica.
La carta appena creata verrà automaticamente aggiunta al Gruppo di Carte selezionato.
Opzione 2: Aggiungere una carta esistente a un gruppo
Al momento, aggiungere una carta esistente richiede un passaggio manuale:
Accedi alle impostazioni della carta che desideri assegnare.
Clicca su "Modifica" e trova il campo "Gruppo di carte".
Seleziona il gruppo pertinente dal menu a tendina e salva le tue impostazioni. Fatto! La carta ora fa parte del gruppo di carte.
🔎 Vuoi saperne di più? Consulta la nostra Guida ai Gruppi di Carte per esempi concreti e tutti i vantaggi dell'utilizzo dei gruppi di carte nella tua azienda.
Panoramica del gruppo di carte
La panoramica del gruppo di carte fornisce una visione chiara di tutti i tuoi gruppi di carte, inclusi:
Amministratori di gruppo di carte assegnati
Numero di carte per gruppo
Stato del budget
Nella sezione Dettagli di ogni gruppo di carte, gli utenti possono accedere a:
Uno storico completo delle transazioni per il gruppo
Un elenco di tutte le carte assegnate al gruppo
Le impostazioni attuali del gruppo
Nota bene: Gli utenti con il ruolo di "Utente della Carta" non hanno l'autorizzazione per visualizzare questi dettagli.
Hai bisogno di trovare informazioni specifiche? Utilizza i filtri disponibili per ordinare e visualizzare rapidamente i dati pertinenti. Inoltre, qui vengono mostrati le spese totali del gruppo e lo stato del gruppo di carte – queste impostazioni possono essere modificate secondo necessità, come spiegato nella sezione successiva.
Modificare o sospendere un gruppo di carte esistente
Le impostazioni di un gruppo di carte possono essere modificate in qualsiasi momento dagli Amministratori di carte.
Cosa può essere modificato?
Limiti di budget
Restrizioni per paese
Permessi di prelievo dagli ATM
Sospendere un gruppo di carte
Se un gruppo di carte non è più necessario, è possibile sospenderlo temporaneamente. Quando le funzionalità del gruppo di carte vengono sospese, sia le carte esistenti che quelle appena emesse in questo gruppo saranno temporaneamente disattivate. Questo significa che non sarà possibile effettuare nuovi pagamenti con queste carte; tuttavia, eventuali transazioni precedentemente approvate saranno completate normalmente.
È possibile riattivare un gruppo sospeso in qualsiasi momento, ripristinando così la piena funzionalità di tutte le carte assegnate.
Comprendere il ruolo degli amministratori di gruppi di carte
Abbiamo introdotto gli Amministratori di gruppi di carte, un ruolo che può essere assegnato a qualsiasi utente. Gli amministratori di gruppi di carte hanno il pieno controllo sulle carte all'interno del loro gruppo assegnato. Questo include:
✅ Gestione delle impostazioni delle carte (visualizzazione di informazioni sicure, recupero dei PIN, ecc.)
✅ Ordinazione di nuove carte (limitata al proprio gruppo assegnato)
🚫 Tuttavia, gli amministratori di gruppi di carte non possono modificare le impostazioni del gruppo.
Chi può assegnare un amministratore di gruppo di carte?
Gli amministratori di carte possono assegnare questo ruolo a qualsiasi utente all'interno delle impostazioni del gruppo di carte. Questo può essere fatto sia durante la creazione iniziale del gruppo che modificando le impostazioni successivamente.
🔎 Vuoi saperne di più sui ruoli in amnis? Consulta il nostro FAQ dedicato per una spiegazione completa dei ruoli degli utenti e delle autorizzazioni.