Gdy klienci przesyłają paragony powiązane z transakcjami kartą, konieczne jest odpowiedzialne zarządzanie danymi w celu zapewnienia zgodności i łatwości dostępu. Poniżej znajdziesz kilka kluczowych wskazówek.
Zrozumienie przechowywania paragonów w amnis
Przesłane paragony są przechowywane przez 10 lat, ale można je modyfikować (np. mogą zostać usunięte lub zmienione przez upoważnionych użytkowników w późniejszym czasie).
Biorąc pod uwagę tę elastyczność, funkcja wydatków amnis nie została zaprojektowana jako bezpieczne repozytorium do długoterminowego przechowywania krytycznych informacji finansowych.
Zalecenia dotyczące bezpiecznego zarządzania paragonami
Aby zachować solidną integralność danych i zgodność z przepisami księgowymi:
Regularnie eksportuj paragony: Korzystaj z funkcji eksportu, aby pobierać paragony zbiorczo, np. za pośrednictwem archiwum zip lub interfejsu API amnis.
Przenieś do bezpiecznego, zgodnego z przepisami magazynu: Przenieś wyeksportowane pliki do systemu zgodnego ze standardami rachunkowości i wymogami prawnymi obowiązującymi w Twojej jurysdykcji. Przykłady obejmują systemy zarządzania dokumentami klasy korporacyjnej z bezpiecznymi, niezmiennymi możliwościami przechowywania.
Ustal rutynę: Zaplanuj okresowe kopie zapasowe lub transfery, aby uniknąć utraty danych i utrzymywać aktualne archiwum wszystkich potwierdzeń transakcji.
Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, firmy mogą zabezpieczyć swoją dokumentację finansową, zapewniając jednocześnie zgodność i gotowość do audytów lub wewnętrznych przeglądów.
Czy chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu płatnościami za pomocą amnis, na przykład o tym, jak użytkownicy amnis mogą pobierać załączone pokwitowania transakcji kartą debetową? Odwiedź naszą dedykowaną sekcję, aby dowiedzieć się więcej.
Jeśli potrzebujesz więcej informacji lub pomocy, skontaktuj się z nami przez e-mail lub czat na żywo (niebieska ikona w prawym dolnym rogu).